Vous êtes maintenant plus de 20 000 professionnels à recevoir GenevIA chaque semaine, merci d'être là. Et s'il y a une question qui revient sans cesse dans vos réponses, c'est celle-ci :
comment gagner du temps sur Excel grâce à l'IA ?
Alors aujourd'hui, je prends le sujet à bras-le-corps. Pas de théorie : je vous montre ce qui est, selon moi (après pas mal de recherches et bien trop de tests) la meilleure façon de construire un budget d'entreprise complet sans écrire une seule formule à la main.
Le principe est simple :
Claude construit le modèle, puis ChatGPT l'enrichit directement dans Google Sheets. Deux outils, un seul fichier, zéro tableur monté à la main.
⚠️ Petit avertissement : ce mail est plus didactique que d'habitude (du vrai pas-à-pas, captures à l'appui). Dites-moi en fin de mail si vous en voulez plus dans ce format (et sur quel sujet).
On déroule tout, étape par étape.
Partie 1 : Claude construit le modèle pour vous
Tout part d'une simple conversation. On ouvre Cowork (le mode de Claude qui travaille sur vos fichiers) et on lance une nouvelle tâche.
Avant de demander quoi que ce soit, on indique à Claude où travailler : on choisit le dossier de l'entreprise et le modèle de raisonnement. C'est ce dossier que Claude lira et où il déposera le fichier final.
Ensuite, on donne le brief. Et c'est là que tout se joue : plus la demande est précise, meilleur est le résultat. On décrit l'entreprise (une PME de services), les onglets attendus (Hypothèses, Budget, Réel vs Budget, Trésorerie, Tableau de bord, Scénarios), la devise, la mise en forme… et surtout on demande à Claude de lister ses hypothèses avant de construire, pour pouvoir les valider.
Et comme la précision de la demande fait 90 % du résultat, voici le prompt exact que j'ai utilisé, copiez-le, adaptez les chiffres à votre activité, et lancez :
Crée un fichier Excel : budget annuel d'une PME sur 12 mois, de janvier à décembre 2026, avec suivi du réalisé par rapport au budget.
Objectif
Piloter le budget de l'entreprise mois par mois : voir où on en est par rapport au prévu, repérer les dérapages tôt, et présenter le tout en réunion de direction. Je veux pouvoir contester chaque hypothèse et voir le modèle se recalculer instantanément.
Contexte :
- PME de services d'une quinzaine de personnes.
- Revenus par ligne d'activité (ex. prestations récurrentes, projets ponctuels), avec une part de saisonnalité.
- Charges réparties en : masse salariale (par fonction), charges externes (loyer, IT, marketing, déplacements, sous-traitance) et autres charges.
- Fais tes propres hypothèses pour les montants, la croissance, les taux de charges et la marge. Chaque hypothèse vit comme une cellule étiquetée et modifiable sur l'onglet Hypothèses, jamais codée en dur dans une formule en aval, pour que je puisse la changer et tout recalculer d'un coup.
Onglets nécessaires :
- « Hypothèses » : toutes les entrées regroupées (Revenus par activité, Masse salariale, Charges externes, Effectifs, Taux), avec des notes distinguant les chiffres ancrés des estimations.
- « Budget » : les 12 mois en colonnes, chaque poste en ligne (revenus, charges, marge, résultat), avec totaux mensuels et cumulés.
- « Réel vs Budget » : la saisie du réalisé en regard du budget, avec l'écart en valeur et en pourcentage, et le taux d'atteinte.
- « Trésorerie » : entrées et sorties de cash mois par mois, solde de fin de mois et solde cumulé.
- « Tableau de bord » : un écran unique avec des tuiles d'indicateurs (chiffre d'affaires, marge brute, résultat d'exploitation, écart budget global, trésorerie de fin d'année) et des graphiques (revenus par activité, budget vs réel, évolution de la trésorerie).
- « Scénarios » : un sélecteur Optimiste / Réaliste / Prudent qui fait varier 3 ou 4 leviers clés (croissance des revenus, masse salariale, charges externes).
Mise en forme
Devise en CHF (sans décimales), pourcentages pour les écarts et les marges, ligne d'en-tête figée, mise en forme conditionnelle sur les écarts (rouge en cas de dépassement de budget, vert quand on est sous budget ou au-dessus de l'objectif), palette sobre adaptée à une projection en réunion, plages nommées pour les grandes entrées afin que les formules se lisent comme des phrases.
Avant de construire quoi que ce soit, liste tes 10 principales hypothèses pour que je puisse les valider, puis exécute.Quelques instants plus tard, le travail est fait : Claude a généré un classeur Excel complet, Budget_PME_2026.xlsx, avec tous les onglets et toutes les formules. Le panneau de progression montre chaque étape de la construction.
Et ce n'est pas une coquille vide. On ouvre le classeur : l'onglet Hypothèses regroupe toutes les entrées modifiables (revenus, masse salariale, charges, taux) chacune étiquetée. Changez une cellule, tout le modèle se recalcule.
Dernière étape de cette partie : on connecte Google Drive d'un clic, pour sortir le fichier de l'app et le partager.
Et voilà : le budget est envoyé sur votre Drive, prêt à être ouvert, partagé et édité par toute l'équipe.
Partie 2 : On reprend la main dans Google Drive (avec ChatGPT en renfort)
Le fichier est maintenant dans Google Sheets, accessible partout, comme n'importe quel tableur de l'entreprise.
Pour aller plus loin sans quitter la feuille, on ajoute un assistant directement dans Sheets. On passe par Extensions → Modules complémentaires → Télécharger des modules complémentaires.
Dans le Marketplace Google, on cherche « chatgpt » et on sélectionne l'application officielle.
Un clic sur Installer…
… et l'installation est confirmée. ChatGPT vit désormais à l'intérieur de Google Sheets.
On le réveille via Extensions → ChatGPT → Open Sidebar.
La barre latérale s'ouvre à droite de la feuille : on peut maintenant lui parler en langage naturel, sans jamais quitter le tableur.
Petit réglage utile : on choisit le mode de réponse (Rapide, Standard ou Approfondi) selon qu'on veut une retouche express ou une analyse poussée.
Place à la démo. On se rend sur l'onglet Budget et on demande simplement à ChatGPT d'ajouter une visualisation des chiffres, pas de menu graphique, pas de manipulation : juste une phrase.
Résultat : ChatGPT insère directement des barres dans les cellules (« CA — barres », « Résultat — barres ») et explique ce qu'il a fait dans la barre latérale. Le budget passe de tableau brut à tableau de bord lisible en quelques secondes.
Ce qu'il faut retenir
En deux temps, vous avez un budget annuel complet, partagé et enrichi, sans avoir écrit une formule :
Claude fait le gros œuvre : structure, formules, hypothèses, scénarios.
Google Drive rend le fichier vivant et partageable.
ChatGPT le peaufine directement dans Sheets, à la voix.
L'IA ne remplace pas votre jugement financier, elle supprime juste la partie pénible. À vous les bonnes décisions ; au tableur, le travail ingrat.
Avant de se quitter, j'ai vraiment besoin de votre retour :
1. Ce format pas-à-pas, vous en voulez d'autres ? C'est plus long et plus didactique que mes mails habituels. Si ça vous a été utile, dites-le-moi — et surtout, sur quel sujet vous aimeriez le prochain (automatiser un reporting, nettoyer une base clients, monter un dashboard…). Répondez à ce mail, je lis tout.
À très vite,
Salim de GenevIA
P.S. Si vous voulez aller plus loin sur la façon dont l'IA redéfinit les entreprises et le travail, The Ergon Report est le rapport privé de GenevIA pensé pour ceux qui veulent prendre les bonnes décisions sur les 6, 12 et 18 prochains mois. C'est ici.
